اگر قصد دارید یک کاور لتر خوب و موثر برای موسسه و یا دانشگاه‌های مختلف بنویسید بهتر است با نکات نگارش کاور لتر Cover Letter آشنا باشید. کاور لتر در مهاجرت کاری و اپلای بسیار کاربرد دارد.
با توجه به اینکه حتی نکات جزئی کاور لتر گاهی میتواند تفاوت‌های بزرگی برای شما ایجاد کند بهتر است در ادامه این پُست از Lets go uni با نکات مهم نگارش Cover Letter آشنا شوید تا بتوانید خواننده را تحت تاثر قرار داده و آماده پذیرش در دانشگاه و یا استخدام در یک موسسه شوید.
نکات نوشتن کاور لتر
به کمک نکته‌ها و تکنیک‌هایی که در ادامه مشاهده میکنید میتوانید یک کاور لتر درجه یک بنویسید و شانس‌تان را برای گرفتن وقت مصاحبه برای مهاجرت کاری و یا اپلای بالا ببرید.
1- انتخاب نوع صحیح کاور لتر
کاور لتر انواع مختلفی دارد که میتوان آنها را برای کارفرمایان ارسال کرد. مثلاً در مدل سنتی، درخواست برای شغل خصوصی نوشته میشود که در آن زمان پذیرش واستخدام دارد.
مدل دیگری که میتوان معرفی کرد، نامه علاقه مندی‌ها یا نامه کاریابی است که در آن از شرکت مورد نظر در مورد موجود بودن شغل درخواستی پیگیری میشود.
پس باید قبل از هر چیز نوع کاور لتر را مشخص کنید و به این پرسش‌ها پاسخ دهید که برای چه شغلی و برای چه چیزی در حال نوشتن هستید؟
2- فراتر از رزومه بروید
یکی از کارهای اشتباهی که برخی از افراد انجام میدهند این است که کاور لتر را مثل رزومه مینویسند که این کار اشتباهی است. بهتر است در خصوص آشنایی کامل با موضوع Cover Letter، پُست راهنمایی ما را با عنوان چگونه کاور لتر حرفه ای بنویسیم مطالعه نمایید.
در هنگام نگارش توجه داشته باشید که بر 2 یا 3 مورد از توانمندی‌های خود تمرکز کنید و سپس مثال‌هایی بیاورید که نشان دهد از توانایی‌های خود استفاده کرده‌اید. این مثال‌هایی که میاورید کاور لتر شما را از رزومه تان متمایز میکند.
مثلا، اگر میخواهید تجربیاتتان را در زمینه تدریس به کودکان نشان دهید، مثالی بزنید از زمانی‌که یک دانش آموز را با موفقیت آموزش داده اید. میتوانید به نکات آموزشی ویژه‌ای اشاره کنید که موفقیت خاصی برایتان داشته است.
هرجا که امکان دارد از اعداد استفاده کنید تا نشان دهید که چطور به شرکت‌های قبلی که با آنها همکاری داشته‌اید، ارزشی اضافه کرده‌اید. در مثال بالا، میتوانید داده‌هایی را بیاورید که نشان دهد نمرات دانش آموزانتان در زمان تحصیل با شما چقدر بهتر شده است.
اگر به تازگی فارغ‌التحصیل شده اید و تجربه زیادی ندارید، میتوانید برخی از مهارت‌های قابل انتقالتان را که در رزومه آورده بودید، برجسته کنید. مدرکی از پروژه ها، کلاس‌ها، کارهای داوطلبانه و غیره را در نامه بیاورید که نشان دهد شما از این مهارت‌ها برخوردار هستید.
3- یک کاور لتر سفارشی بنویسید
اگر در حال بررسی مهاجرت کاری و ویزای تحصیلی هستید و قصد دارید یک کاور لتر برای همه موسسه‌ها و دانشگاه‌ها بنویسید بهتر است این کار را هرگز انجام ندهید. شخصی که به عنوان مدیر استخدام نامه شما را میبیند میتواند به سرعت تشخیص دهد که آن را بصورت کلی و برای همه مشاغل نوشته‌اید که این اصلاً جالب نخواهد بود.
برعکس این موضوع زمانی است که نامه ضمیمه را هدفمند بنویسید تا با آن شغل درخواستی مشخص شده تناسب داشته باشد.
بهترین راه برای اینکار این است که قابلیت های خود را با آن شغل تطبیق دهید و دو نکته را رعایت کنید:
اول اینکه به لیست شرح شغل دقت کنید.
دوم اینکه 2 یا 3 مورد از مهارت‌ها، توانایی‌ها و یا تجربیاتی را که آن شغل نیاز دارد و شما میدانید که آن ها را دارید، انتخاب کنید.
از کلمات کلیدی موجود در شرح شغل نیز در نامه ضمیمه پرونده خود استفاده کنید. مثلاً، اگر در شرح شغل آمده است که فرد داوطلب باید در زمینه "تصمیم گیری مبتی بر داده ها" تجربه داشته باشد، مثالی بیاورید از موردی که با استفاده از داده‌ها تصمیم گیری کرده‌اید و یا مشکلی را رفع کرده‌اید.
زمان زیادی را برای نمایش شخصیتتان صرف کنید و توضیح دهید که چطور به طرز فوق‌العاده ای برای این شغل و این شرکت مناسب هستید.
اینکه برای هر درخواستِ شغلی یک کاور لتر جداگانه بنویسید کار زمانبری است، اما تلاش کردن و زمان گذاشتن، موارد مهمی هستند که به سفارشی بودن آن کمک میکنند.
4- به مهارتی که ندارید، اشاره ای نکنید
اگر مهارت یا مدرک تحصیلی خاصی را ندارید، به آن اشاره نکنید تا نداشته‌هایتان مورد توجه قرار نگیرد. بجای اینکار، روی برجسته کردن مهارت ها و تجربیاتی که دارید تمرکز کنید.
اگر تصمیم دارید وقفه‌های کاریتان را در نامه ضمیمه توضیح دهید، این کار را بسیار مختصر و کوتاه انجام دهید و به سرعت به صحبت از توانایی ها و ومهارت‌هایتان بازگردید.
5- با افراد شرکت در ارتباط باشید
صرف زمان برای شناسایی و برقراری ارتباط با فردی که در شرکت مورد نظر است بسیار مهم است. تا میتوانید در مورد شرکت و مدیر استخدام اطلاعات کسب کنید. همچنین افرادی که برای ویزای تحصیلی اقدام میکنند آشنایی با دانشگاه‌ها و مدیران را نباید فراموش کنند.
درباره فردی که قرار است نامه ضمیمه شما را بررسی کند اطلاعات جمع کنید، به وب سایت موسسه مورد نظر بروید و اطلاعات تماس او را به دست بیاورید تا با او در تماس باشید.
اگر واقعا نتوانستید فردی که قرار است نامه تان را بخواند، پیدا کنید، در نامه خود " جناب / سرکار مدیر استخدام" را مخاطب قرار دهید.
اگر اطلاعات خواننده را یافتید اسم او را در پاراگراف اول یادداشت کنید تا جلب توجه کند در نظر داشته باشید حتماً از قبل با معرف هماهنگ کنید و مطمئن شوید که نامه ضمیمه به او ارجاع داده میشود.
6- کاور لتر را بطور درست صفحه آرایی کنید
شما نه تنها باید اطلاعات مناسبی در Cover Letter داشته باشید، بلکه باید کاملاً آراسته و بی نقص آن را بنویسید. بنابراین بطور مناسبی صفحه آرایی کنید و اگر نامه کاغذی ارسال میکنید، حتما از فرمت نامه های اداری استفاده کنید. نامه شما باید شامل اطلاعات تماس، تاریخ و اطلاعات تماس کارفرما در قسمت بالای نامه باشد.
اگر کاور لتر را ایمیل میکنید، فرمت کمی متفاوت است. باید یک خط را به "موضوع" اختصاص دهید که شامل اسم شما و عنوان شغلی است.
کاور لتر نباید بیشتر از یک صفحه باشد (حداکثر 3-4 پاراگراف). اگر متن شما کمی طولانی شد، میتوانید حاشیه ها را تغییر دهید تا فضای بیشتری داشته باشید. اما اگر میخواهید فضای خالی زیادی در نامه خود نداشته باشید، حاشیه ها را خیلی باریک نکنید.
همچنین فاصله ای میان قسمت "سلام و احترامات"، بین هر پاراگراف و بعد از قسمت پایانی نامه درنظر بگیرید. این کار باعث میشود فضای خالی هم اضافه شود. بی‌توجه به نوع ارسال نامه، حتما از فونت ساده و خوانا استفاده کنید.
7- خودتان باشید
درست است که کاور لتر حرفه ای باید رسمی باشد اما اغراق کردن و به کار بردن لغات سنگین میتواند نتیجه برعکس داشته باشد.
از عباراتی که طبیعی بنظر نمی‌رسند مثل " جناب آقای / سرکار خانم " یا " امیدوارم تمایل صادقانه خود را در مورد این شغل به استحضار آن موسسه ممتاز رسانده باشم" بپرهیزید. بهتر است از زبانی واضح و مستقیم استفاده کنید.
همچنین از عبارات کلیشه‌ای که مکرراً استفاده میشوند و حوصله مدیران را سر میبرند (پیگیر، تیم گرا) دوری کنید. بجای این کلمات، از واژگان تاثیرگذار استفاده کنید مثل " مبتکر" و "روحیه همکاری".
البته که باید مودب و حرفهای باشید، اما نباید متظاهر باشید. از زبانی استفاده نکنید که احساسی ناخوشایند و تقلیدی را منتقل کند.
8- کاور لترهای نمونه را بررسی کنید
قبل از اینکه نوشتن را شروع کنید، زمانی را به بررسی کاور لترهای نمونه اختصاص دهید. این نمونه ها ایده ای در مورد ساختار نامه و اینکه چه اطلاعاتی باید در آن نوشته شود، به شما میدهند. همچنین قالب های مختلف را چک کنید تا به انتخاب فرمت نامه تان کمک کند.
اگرچه که نگاه انداختن به این قالب ها و نمونه ها میتواند مفید باشد، اما به یاد داشته باشید که هر کاور لتر نمونه‌ای را طبق مهارت ها و توانمدندی‌های خود و شغل درخواستی‌تان تغییر دهید.
9- نامه خود را ویرایش کنید
از آنجا که مدیران برای استخدام هزاران متقاضی را بررسی می کنند، تعداد محدودی این شانس را پیدا میکنند که به مصاحبه دعوت شوند. بنابراین حتماً کاور لتر خود را کاملاً ویرایش و اصلاح کنید.
متن نامه را کامل مطالعه کنید غلط های نگارشی و املائی را پیدا کنید. نامه را با صدای بلند بخوانید، این روش موثری و خوبی برای پیدا کردن غلط ها است. مطمئن شوید که نام شرکت، اسامی مدیران استخدام، تاریخ و غیره را در قسمت بالای نامه صحیح نوشته اید.
همچنین از دوستتان بخواهید که او هم نامه را مطالعه کند. از او بخواهید اشکالات را پیدا کند و البته بازخوردهای او را هم بشنوید. از او بپرسید که آیا بعد از خواندن نامه قانع شده است که شما برای آن شغل و یا آن دانشگاه مناسب هستید.
10- کاور لتری را با فرمت صحیح ارسال کنید
مهم‌ترین بخش ارسال کاور لتر، پیروی از دستورالعمل کارفرماست. اگر می گوید که رزومه و کاور لتر خود را در ضمیمه ایمیل قرار دهید، این فایل ها را بصورت وورد یا پی دی اف در ایمیل پیوست کنید. اگر مدیران استخدام می گویند که از سیستم درخواست آنلاین برای ارسال اطلاعات استفاده کنید، درخواست را پُست نکنید همچنین پیوست های رزومه و کاور لتر شما نیز باید صحیح باشد و به دریافت کننده این موضوع را نشان دهد که برای تعیین زمان مصاحبه چطور میتواند با شما در تماس باشد.
در پایان این پُست از مجله ویزای تحصیلی Lets go uni به این موضوع اشاره میکنیم که در صورت تمایل برای پذیرش تحصیلی در بهترین دانشگاه های جهان میتوانید به صورت آنلاین از طریق Lets go uni هم شانس خودتان را برای اخذ ویزای تحصیلی امتحان نمایید و هم کشور و دانشگاه‌های مختلف را بررسی نمایید.