کاور لتر (Cover Letter)، به شما در هنگام دریافت برخی از ویزاها از جمله ویزای تحصیلی و یا ویزای کار کمک می کند تا درخواست شغلی یا تحصیلی خودتان را به شکلی شخصی و به یادماندنی ارسال کنید. یک کاور لتر خوب، فراتر از رزومه است، اطلاعات رزومه را تشریح می کند و خواننده را با بزرگترین موفقیت های زندگی شخصی و حرفه ای شما آشنا می کند. در این پُست از Lets go uni قصد داریم به شکل جامع شما را جهت تهیه و نگارش کاور لتر یا همان نامه ضمیمه راهنمایی کنیم. 

کاورلتر چیست؟

کاور لتر اولین معرفی شما به شخصی است که قرار است شما را قبول کند، بنابراین هدف باید این باشد که شکلی مثبت و بیاد ماندنی معرفی کند. رزومه اطلاعات و حقایق را ارائه میکند، اما Cover Letter بیشتر در مورد شخصیت شماست.

در نظر داشته باشید برای هر نوع ویزا از جمله ویزای تحصیلی، باید حتما کاور لتر منحصر بفرد برای آن موقعیت بخصوص را بنویسید.

اگر برای ویزای تحصیلی قصد دارید اقدام کنید Lets go uni به شما به صورت آنلاین کمک خواهد کرد تا بسیار راحت با توجه به شرایطی که دارید متوجه شوید شانس دریافت تائیدیه از کدام دانشگاه را دارید.

هیچ وقت از متن های از پیش آماده استفاده نکنید. کاور لتر باید متناسب با موسسه ای باشد که برای آن اقدام می کنید. در واقع می توان گفت هیچ قالب مشخص و تعریف شده ای برای کاور لتر یا اطلاعاتی که در آن ذکر می شود وجود ندارد، اما باید از نظر بصری منظم باشد و ترتیب اطلاعات در آن رعایت شده باشد.

محتوای یک کاور لتر خوب به این ترتیب است:

1. معرفی به یاد ماندنی

2. جزئیات دقیق و منظم از تجربیات مرتبط

3. جمع بندی مختصر و درخواست ادامه مراحل بعدی

زمانی که که شروع به نگارش کاور لتر می کنید، بهتر است همواره محتوای آن را براساس پیش نیاز های موقعیت مورد نظر تهیه کنید.

در ادامه به ترتیب موارد زیر را در Lets go uni خواهید خواند:

- فاکتورهای ضروری یک کاور لتر موفق

- چگونگی نگارش یک کاور لتر منحصربفرد

- مواردی که باید در کاور لتر نوشت

- مواردی که نباید در کاور لتر نوشت

- چگونه کاور لتر را ارسال کنیمنگارش کاور لتر

کاور لتر باید شامل چه مواردی باشد؟

نباید سعی کنید تمام زندگی کاری و شخصی خودتان را در Cover Letter بنویسید، این کار ممکن است مراحل ویزای تحصیلی و یا کاری شما را تحت تاثیر قرار دهد.

موارد مهم کاری و توانایی ها

کاور لتر باید شامل مواردی باشد که با دقت از بین سوابق حرفه ای خود انتخاب کرده اید تا برای خواننده توانایی های شما را توضیح دهد و نشان دهد که حضور شما در موقعیت مورد نظر چه اندازه مهم است.

"انجمن منابع انسانی" در مصاحبه با موسسه های مختلف متوجه شد که این موارد باید در یک کاور لتر وجود داشته باشد:

- تجربیات حرفه ای شما با پیش نیاز های موقعیت مورد نظر تا چه حد همخوانی دارد.

- مهارت های فردی شما تا چه حد با پیش نیاز های موسسه همخوانی دارد.

- چرا شما می خواهید در آن موسسه یا دانشگاه پذیرفته شوید.

کاور لتر شما باید این اطلاعات را ارائه دهد و خواننده را متقاعد کند که شما فرد مناسبی برای آن موقعیت هستید. برای این کار، باید از پیش نیازهای موقعیت مورد نظر استفاده کنید و محتوای نامه را براساس آنها بنویسید برای مثال اگر قصد تحصیل در یک دانشگاه خارجی را دارید پیش نیازهای آن را در هنگام دریافت ویزای تحصیلی بررسی کنید.

نشان دادن توانایی بالای حل مساله

اینکه فقط بگویید شما توانایی حل مساله دارید چندان فایده ای ندارد. از مهارت های شگفت انگیزتان تعریف نکنید بلکه جزئیات مساله ای را که شما نقشی کلیدی درحل آن داشته اید، توضیح دهید و دقیقاً اشاره کنید از کدام مهارت هایتان در آن موقعیت بهره گرفتید.

حتی بهتر است اگر از مسأله ای که آن موسسه با آن مواجه است اطلاع دارید به آن اشاره کنید و بیان کنید که چطور می تواند آن را حل کنید.

استفاده از لحن مناسب

باید از زبان خودتان بنویسید اما باید لحن مناسبی موسسه ای که قصد پذیرش در آنجا را دارید استفاده کنید.

تحقیق درمورد موسسه مورد نظر به شما کمک خواهد کرد تا تصمیم بگیرید از چه لحنی بهره بگیرید، که باتوجه به جایی که درخواست پذیرش در آن را دارید می تواند متفاوت باشد.

بعنوان نمونه، لحن نامه ای که برای یک موقعیت در زمینه حقوقی ارائه می شود متفاوت از یک موقعیت مربوط به تکنولوژی است.

بیان داستان زندگی شخصی

بیان داستان زندگی تخصصی شما روشی مناسبی برای نشان دادن مهارت های شماست و به مسئولین موسسه درخصوص شخصیت حرفه ای شما اطلاعات می دهد.

برای انتخاب داستان های مناسب، به پیش نیاز های موقعیت مورد نظر، نگاهی بیاندازید.

بعلاوه تحقیق آنلاین در مورد موسسه مورد نظر، شما را با فرهنگ آن موسسه آشنا می کند. پیش از آماده سازی Cover Letter، مهارت های خود را با نیازمندی های موقعیت مورد نظر مقایسه کنید. به کمک لتس گو یونی می توانید موسسه و در واقع دانشگاه مورد نظر خود را جستجو کنید و اطلاعات لازم را بدست آورید.

استفاده از "نمودار ون" می تواند به شما کمک کند تا مزیت هایی که می خواهید آن ها را بطور ویژه بیان کنید و همچنین تجربیات خاصی که درنظر دارید آنها را به اشتراک بگذارید، را انتخاب کنید. بعد از اینکه این نمودار را آماده کردید و موارد مشترک دو محدوده شناسایی شدند، موضوعات مشترکی خواهید داشت که محتوای نامه شما را تشکیل می دهند.

داشتن صداقت در نوشتن Cover Letter

عدم صداقت در کاور لتر به نفع شما نخواهد بود.

اگر به داشتن مهارتی که از آن بی بهره اید اشاره کنید، زمانی که نیاز به استفاده از آن مهارت پیدا کردید، چه در زمان مصاحبه و چه پس از آن دچار مشکل خواهید شد و ویزای تحصیلی و یا ویزای کاری شما به مشکل برخواهد خورد.

شبیه نبودن به دیگران

"سلام، من .. هستم، من به جزئیات توجه می کنم، توانایی انجام کارهای همزمان را دارم، قدرت یادگیری بالایی دارم و برای این موقعیت بهترین انتخاب هستم."

مسئولین بررسی پرونده کاور لتر های این چنینی را با همین قالب زیاد میبینند، افزودن کلمات متنوع به شما کمک می کند تا یک قدم جلوتر از دیگران باشید.

بجای اینکه خودتان را "خلاق (Innovative)" معرفی کنید٬ از کلمه ی "مبتکر (Inventive)" استفاده کنید. این تنوع در کلمات نشان می دهد که شما می توانید فراتر از دیگران فکر کنید.

پایان کاور لتر با فراخوان عمل (CTA)

در پایان نامه دلیلی به آنها بدهید که چرا باید با شما تماس بگیرند. اما این جملات را استفاده نکنید: "برای تعیین زمان مصاحبه با شما تماس خواهم گرفت". این جمله نشان دهنده یک انسان پیگیر نیست، بلکه نشان می دهد شما مرزهای ارتباطی را زیر پا گذاشته اید.

بجای این کار، فراخوان عمل را کاملا مودبانه و با پایان باز انجام دهید. بگویید که مشتاق هستید اطلاعات بیشتری در اختیارشان قرار دهید و اینکه منتظر تماس آنها می مانید.

Cover Letter را پیش نویس کنید

همیشه کاور لتر خود را پیشنویس کنید. آن را به دوستان یا اعضای خانواده بدهید تا مطالعه کنند و نظر آنها را بپرسید.

کاور لتر

چگونه کاور لتر خود را منحصربفرد کنیم؟

برای این کار، موارد زیر را در ذهن داشته باشید:

- باید نامه ضمیمه خود را منحصربفرد کنید و به خواننده نشان دهید که شما شخص منحصربفردی هستید.

- باید مهارت ها و تجربیاتی را بیان کنید که مستقیماً به آن موقعیت مرتبط هستند.

شاید ابتدا بنظر برسد که این دو مورد متناقض اند، اما برای نگارش یک نامه ضمیمه موفق هر دو به یک اندازه مهم هستند.

نامه شما باید کاملا به موقعیت مورد نظر مرتبط باشد، اما بنحوی بنویسید که گویای توانمندی شخصی و منحصربفرد شما باشد.

یک دستان تاثیرگذار تعریف کنید

همه عاشق یک داستان خوب اند و مدیران استخدام نیز ازین قائده مستثناء نیستند. بیان یک داستان تاثیرگذار و جالب که به زمینه مورد نظر مربوط می شود میتواند به شما کمک کند تا کاور لتر منحصربفردی بنویسید که در خاطر هر خواننده ای بماند.

در انتخاب داستانتان حتماً درنظر بگیرید که این داستان باید نشان دهنده مهارت ها و مفاهیمی باشند که برای آن موقعیت موردنیاز  است.  

چرا شما این موسسه یا دانشگاه را انتخاب کردید؟ چه نکته ویژه ای در مورد این موسسه می بینید که برای ویزای تحصیلی اقدام کرده اید؟ شاید شما جذب فرهنگ سازمانی آن موسسه یا دانشگاه شده اید یا شاید فلسفه آنها را تحسین می کنید.  

مسئول بررسی پرونده را با اسامی آنها خطاب قرار دهید

اینکه در ابتدای نامه مدیران را "جناب آقای/سرکار خانم" یا "مدیر مربوطه" خطاب کنید، اتفاق بدی نیست. اما تجربه ثابت کرده است که اکثر افراد دقیقا از همین واژه ها استفاده می کنند. و تجربه نشان می دهد که اکثر افراد موقعیت موردنظرشان را هم بدست نمی آورند. اگر بدنبال یک اثرگذاری شدید هستید، زمان بگذارید تا نام مسئول بررسی را پیدا کنید و از آن استفاده کنید.

شاید لازم باشد برای یافتن عنوان مناسب چندین تماس بگیرید یا ایمیل بزنید. اما هرچه کاری سخت تر باشد، افراد کمتری داوطلب انجام آن هستند و این امر به اثرگذاری بیشتر شما حتما کمک خواهد کرد.

از یک طراحی زیبا و خاص استفاده کنید

این امر به شما کمک می کند تا از دیگر داوطلبان متمایز شوید. اما اطمینان حاصل کنید که طرحی که استفاده می کنید مناسب آن زمینه و موسسه باشد.

پیکربندی یک نامه ضمیمه مناسب:

1. نام شما

2. عنوان شخص مورد خطاب (نام مسئول بررسی پرونده)

3. پاراگراف مقدمه: با جمله آغازین ویژه ای توجه خواننده را جلب کنید. بطور خلاصه بیان کنید که بدنبال چه آینده ای هستید، چرا به آن موقعیت علاقمندید (والبته به آن موسسه) و نهایتا اینکه چه چیزی شما برای این موقعیت مناسب هستید.

4. پاراگراف اصلی: ویژگی تجربیات قبلی، پروژه ها، مهارت ها و مهم تر از همه تاثیری که با حضورتان داشته اید را لیست کنید. تمامی هنرها و توانمندی ها و حتی هدایایی را که دریافت کرده اید را ذکر کنید.

5. پاراگراف پایانی: مجددا تاکید کنید که چرا به این موقعیت علاقمندید و چرا این موسسه مورد توجه شماست و همچنین اینکه چرا مناسب این موقعیت هستید. بعلاوه، توضیح دهید که درصورت قبولی، چگونه مسیر را ادامه می دهید.

6. فراخوان عمل (CTA): با دعوت خواننده به دریافت اطلاعات بیشتر از شما، او را ترغیب کنید که به بررسی درخواست شما بپردازد و نهایتا از خواننده بابت مطالعه نامه تان تشکرکنید.

7. امضا ( نام )

آنچه که نباید در کاور لتر بنویسید

مسئول بررسی پرونده هر روز هزاران کاور لتر مطالعه می کند، بنابراین دقت کنید این اشتباهات را انجام ندهید:

سردرگمی از نوشتن کاور لتر

ازجملات کلیشه ای استفاده نکنید

اکثر این نامه ها بسیار شبیه به هم هستند و در نگارش آنها از عبارات و جملات تکراری استفاده می شود مثل: "باتشکر از زمانی که برای رزومه من گذاشتید" یا "من معتقدم که مجموعه مهارت هایم، مناسب این موقعیت هستند". هیچ کدام ازین عبارات شانس شما را برای بدست آوردن موقعیت موردنظرتان خدشه دار نمی کند، اما هیچ کمکی هم نخواهد کرد.

آنجلا کوپلاند، مربی مشاغل، می گوید: "از عباراتی که مدیران استخدام را عصبانی می کند پرهیز کنید. عباراتی مانند، 'سخت کوش' یا 'تفکر آوانگارد' و یا 'تغییر دهنده بازی' ".

عبارات زیر مواردی هستند که مسئول بررسی را زده می کنند  

“To Whom It May Concern”
“I’m not sure if you know”
“Please feel free”
“Significant”
“Self-Starter,” “Detail-Oriented,” and “Forward-Thinker”
“Really, truly, deeply”

 مسئول بررسی پرونده ها نامه های بسیاری را مطالعه می کنند و از این کلیشه ها خسته می شوند. آنها انتظار چیز جدید و تازه ای دارند و این بهترین فرصت برای شماست.

هرگز اطلاعات نامربوط در کاور لتر ننویسید

هرگز از اطلاعات نامرتبط در نامه ضمیمه رزومه استفاده نکنید. اطلاعات نامرتبط می تواند خواننده را گیج و خسته کند و باعث شود که موارد مهم موجود در نامه دیده نشوند.

چطور نامه ضمیمه رزومه را ثبت کنیم؟

هرچه بیشتر برای ویرایش نامه خود زمان صرف می کنید، به همان اندازه هم شانس فرد دیگری را برای جلب توجه مسئول بررسی زیاد می کنید.

به محض اینکه مطمئن شدید موارد زیر را رعایت کرده اید، نامه را ارسال کنید:

1. کاور لتر، رزومه و پورتفولیو شما عاری از هرگونه غلط است.

2.نگارش کاور لتر بنحوی است که تعادل میان موارد حرفه ای و موارد شخصی برقرار است.

3. نامه ضمیمه شما از همان جمله اول توجه خواننده را جلب می کند و تا پایان آن توجه را حفظ می کند.

4. برای تولید محتوای نامه از نیازمندی های موقعیت موردنظر و اطلاعات موسسه استفاده کرده است.

5. نامه شما داستان هایی در خود دارد که مربوط به نیازمندی های موقعیت موردنظر است و شما را از دیگران متمایز می کند.

ثبت کردن نامه ضمیمه | Cover Letter

از دستورالعملی که موسسه موردنظر درمورد فرآیند ارسال مداررک ارائه کرده است پیروی کنید. اگر نامه خود را در سایتی ثبت می کنید که بصورت فرمی باید تکمیل شود، مطمئن شوید که محتوا و فرمت هیچ ایرادی ندارد.

امیدواریم نتیجه این کار هر چیزی که هست از جمله ویزای تحصیلی و تحصیل در بهترین دانشگاه های جهان شما سربلند باشید، در صورت نیاز میتوانید با کارشناسان ما در Lets go uni مشاوره بگیرید.