کاور لتر چیست | راهنمای نوشتن کاور لتر

کاور لتر چیست؟ نوشتن کاور لتر حرفه ای چگونه است؟ چه مواردی باید در کاور لتر cover letter نوشته شود؟ خواندن این پُست از مجله مهاجرت تحصیلی لتسگو یونی را از دست ندهید و تا پایان، همراه ما باشید.

در هنگام پذیرش تحصیلی و یا دریافت ویزای کار، وجود یک کاور لتر حرفه ای به شما کمک خواهد کرد تا درخواست شغلی یا تحصیلی خودتان را به شکلی جذاب و به یادماندنی ارسال کنید و شانس شما برای موفقیت، به شدت افزایش خواهد یافت.

یک کاور لتر حرفه ای و خوب، فراتر از رزومه است. cover letter اطلاعات رزومه را تشریح می‌کند و خواننده را با بزرگترین موفقیت‌های زندگی شخصی و حرفه‌ای شما آشنا می‌کند.

در این پُست از مجله Lets go uni قصد داریم به شکل جامع، شما را جهت تهیه و نگارش کاور لتر یا همان نامه ضمیمه، راهنمایی کنیم. 

کاورلتر چیست

کاور لتر اولین معرفی شما به شخصی است که قرار است شما را برای موقعیتی که درخواست آن را دارید، قبول کند، بنابراین هدف باید این باشد که شکلی مثبت و بیاد ماندنی از شما را معرفی کند.

" رزومه (CV) اطلاعات و حقایق را ارائه میکند، اما کاور لتر (Cover Letter) بیشتر در مورد شخصیت شماست. "

در نظر داشته باشید برای هر درخواست از جمله درخواست اپلای دانشگاه، باید حتما کاور لتر منحصر بفرد برای آن موقعیت بخصوص را بنویسید.

با مطالعه نکات نگارش کاور لتر در مجله لتسگو یونی بیشتر در خصوص ریزه‌کاری‌هایی که باید در هنگام نگارش، مد نظر قرار دهید، آشنا خواهید شد.

هیچ وقت از متن‌های از پیش آماده استفاده نکنید. کاور لتر باید متناسب با موسسه‌ای باشد که برای آن اقدام می‌کنید. در واقع می‌توان گفت هیچ قالب مشخص و تعریف شده‌ای برای کاور لتر یا اطلاعاتی که در آن ذکر می‌شود وجود ندارد، اما باید از نظر بصری منظم باشد و ترتیب اطلاعات در آن رعایت شده باشد.

نوشتن کاور لتر حرفه ای

با رعایت موارد زیر و کمک از یک راهنما مانند سایت لتسگو یونی که در زمینه نگارش کاور لتر تخصص دارد، می‌توانید یک کاور لتر حرفه ای بنویسید:

1. خودتان را بصورت به یاد ماندنی معرفی کنید.

2. از تجربیات مرتبط با درخواست، جزئیات دقیق و منظم ارائه کنید.

3. جمع بندی مختصر داشته باشید.

زمانی که شروع به نگارش کاور لتر حرفه ای می‌کنید، بهتر است همواره محتوای آن را براساس پیش نیازهای موقعیت مورد نظر تهیه کنید.

در ادامه به ترتیب موارد زیر را در Lets go uni خواهید خواند:

- فاکتورهای ضروری یک کاور لتر موفق

- چگونگی نگارش یک کاور لتر منحصربفرد

- مواردی که باید در کاور لتر نوشت

- مواردی که نباید در کاور لتر نوشت

- چگونه کاور لتر را ارسال کنیم

قالب کاور لتر

نباید سعی کنید تمام زندگی کاری و شخصی خودتان را در Cover Letter بنویسید، این کار ممکن است مراحل اپلای و یا کار شما را تحت تاثیر قرار دهد. در ادامه موارد مهمی را بیان میکنیم که قالب کاور لتر شما را تشکیل میدهند:

موارد مهم کاری و توانایی‌ها

کاور لتر باید شامل مواردی باشد که با دقت از بین سوابق حرفه ای خود انتخاب کرده اید تا برای خواننده توانایی‌های شما را توضیح دهد و نشان دهد که حضور شما در موقعیت مورد نظر چه اندازه مهم است.

"انجمن منابع انسانی" در مصاحبه با موسسه های مختلف متوجه شد که این موارد باید در یک کاور لتر وجود داشته باشد:

- تجربیات حرفه ای شما با پیش نیاز های موقعیت مورد نظر تا چه حد همخوانی دارد.

- مهارت‌های فردی شما تا چه حد با پیش نیاز های موسسه همخوانی دارد.

- چرا شما می‌خواهید در آن موسسه یا دانشگاه پذیرفته شوید.

کاور لتر شما باید این اطلاعات را ارائه دهد و خواننده را متقاعد کند که شما فرد مناسبی برای آن موقعیت هستید. برای این کار، باید از پیش نیازهای موقعیت مورد نظر استفاده کنید و محتوای نامه را براساس آنها بنویسید، برای مثال اگر قصد تحصیل در یک دانشگاه خارجی را دارید پیش نیازهای آن را در هنگام اپلای بررسی کنید.

نشان دادن توانایی بالای حل مساله

اینکه فقط بگویید شما توانایی حل مساله دارید چندان فایده‌ای ندارد. از مهارت‌های شگفت‌انگیزتان تعریف نکنید بلکه جزئیات مساله ای را که شما نقشی کلیدی درحل آن داشته‌اید، توضیح دهید و دقیقاً اشاره کنید از کدام مهارت‌هایتان در آن موقعیت بهره گرفتید.

حتی بهتر است اگر از مسأله‌ای که آن موسسه با آن مواجه است اطلاع دارید به آن اشاره کنید و بیان کنید که چطور می‌تواند آن را حل کنید.

استفاده از لحن مناسب

باید از زبان خودتان بنویسید اما باید لحن مناسبی موسسه‌ای که قصد پذیرش در آنجا را دارید استفاده کنید.

تحقیق درمورد موسسه مورد نظر به شما کمک خواهد کرد تا تصمیم بگیرید از چه لحنی بهره بگیرید، که باتوجه به جایی که درخواست پذیرش در آن را دارید می‌تواند متفاوت باشد.

بعنوان نمونه، لحن نامه‌ای که برای یک موقعیت در زمینه حقوقی ارائه می‌شود متفاوت از یک موقعیت مربوط به تکنولوژی است.

بیان داستان زندگی شخصی

بیان داستان زندگی تخصصی شما روشی مناسبی برای نشان دادن مهارت‌های شماست و به مسئولین موسسه درخصوص شخصیت حرفه‌ای شما اطلاعات می‌دهد.

برای انتخاب داستان‌های مناسب، به پیش نیاز های موقعیت مورد نظر، نگاهی بیندازید.

بعلاوه تحقیق آنلاین در مورد موسسه مورد نظر، شما را با فرهنگ آن موسسه آشنا می‌کند. پیش از آماده سازی Cover Letter، مهارت های خود را با نیازمندی های موقعیت مورد نظر مقایسه کنید. به کمک لتس گو یونی می‌توانید موسسه و در واقع دانشگاه مورد نظر خود را جستجو کنید و اطلاعات لازم را بدست آورید.

استفاده از "نمودار ون" می تواند به شما کمک کند تا مزیت‌هایی که می‌خواهید آن ها را بطور ویژه بیان کنید و همچنین تجربیات خاصی که درنظر دارید آنها را به اشتراک بگذارید، را انتخاب کنید. بعد از اینکه این نمودار را آماده کردید و موارد مشترک دو محدوده شناسایی شدند، موضوعات مشترکی خواهید داشت که قالب کاور لتر شما را تشکیل می‌دهند.

داشتن صداقت در نوشتن Cover Letter

عدم صداقت در کاور لتر به نفع شما نخواهد بود.

اگر به داشتن مهارتی که از آن بی بهره اید اشاره کنید، زمانی که نیاز به استفاده از آن مهارت پیدا کردید، چه در زمان مصاحبه و چه پس از آن دچار مشکل خواهید شد و اپلای شما به مشکل برخواهد خورد.

شبیه نبودن به دیگران

"سلام، من .. هستم، من به جزئیات توجه می‌کنم، توانایی انجام کارهای همزمان را دارم، قدرت یادگیری بالایی دارم و برای این موقعیت بهترین انتخاب هستم."

مسئولین بررسی پرونده کاور لترهای این چنینی را با همین قالب زیاد می‌بینند، افزودن کلمات متنوع به شما کمک می‌کند تا یک قدم جلوتر از دیگران باشید.

بجای اینکه خودتان را "خلاق (Innovative)" معرفی کنید، از کلمه ی "مبتکر (Inventive)" استفاده کنید. این تنوع در کلمات نشان می‌دهد که شما می‌توانید فراتر از دیگران فکر کنید.

پایان کاور لتر با فراخوان عمل (CTA)

در پایان نامه دلیلی به آنها بدهید که چرا باید با شما تماس بگیرند. اما این جملات را استفاده نکنید: "برای تعیین زمان مصاحبه با شما تماس خواهم گرفت". این جمله نشان دهنده یک انسان پیگیر نیست، بلکه نشان می‌دهد شما مرزهای ارتباطی را زیر پا گذاشته‌اید.

بجای این کار، فراخوان عمل را کاملا مودبانه و با پایان باز انجام دهید. بگویید که مشتاق هستید اطلاعات بیشتری در اختیارشان قرار دهید و اینکه منتظر تماس آنها می‌مانید.

Cover Letter را پیش نویس کنید

همیشه کاور لتر خود را پیش‌نویس کنید. آن را به دوستان یا اعضای خانواده بدهید تا مطالعه کنند و نظر آنها را بپرسید.

چگونه کاور لتر خود را منحصربفرد کنیم؟

برای این کار، موارد زیر را در ذهن داشته باشید:

- باید نامه ضمیمه خود را منحصربفرد کنید و به خواننده نشان دهید که شما شخص منحصربفردی هستید.

- باید مهارت‌ها و تجربیاتی را بیان کنید که مستقیماً به آن موقعیت مرتبط هستند.

شاید ابتدا بنظر برسد که این دو مورد متناقض‌اند، اما برای نگارش یک نامه ضمیمه موفق هر دو به یک اندازه مهم هستند.

نامه شما باید کاملا به موقعیت مورد نظر مرتبط باشد، اما به‌نحوی بنویسید که گویای توانمندی شخصی و منحصربفرد شما باشد.

یک دستان تاثیرگذار تعریف کنید

همه عاشق یک داستان خوب‌اند و مدیران استخدام نیز ازین قائده مستثناء نیستند. بیان یک داستان تاثیرگذار و جالب که به زمینه مورد نظر مربوط می‌شود میتواند به شما کمک کند تا کاور لتر منحصربفردی بنویسید که در خاطر هر خواننده‌ای بماند.

در انتخاب داستانتان حتماً درنظر بگیرید که این داستان باید نشان دهنده مهارت‌ها و مفاهیمی باشند که برای آن موقعیت موردنیاز  است.  

چرا شما این موسسه یا دانشگاه را انتخاب کردید؟ چه نکته ویژه‌ای در مورد این موسسه می‌بینید که برای اپلای اقدام کرده‌اید؟ شاید شما جذب فرهنگ سازمانی آن موسسه یا دانشگاه شده‌اید یا شاید فلسفه آنها را تحسین می‌کنید.  

مسئول بررسی پرونده را با اسامی آنها خطاب قرار دهید

اینکه در ابتدای نامه مدیران را "جناب آقای/سرکار خانم" یا "مدیر مربوطه" خطاب کنید، اتفاق بدی نیست. اما تجربه ثابت کرده است که اکثر افراد دقیقا از همین واژه ها استفاده می‌کنند. و تجربه نشان می دهد که اکثر افراد موقعیت موردنظرشان را هم بدست نمی‌آورند. اگر بدنبال یک اثرگذاری شدید هستید، زمان بگذارید تا نام مسئول بررسی را پیدا کنید و از آن استفاده کنید.

شاید لازم باشد برای یافتن عنوان مناسب چندین تماس بگیرید یا ایمیل بزنید. اما هرچه کاری سخت تر باشد، افراد کمتری داوطلب انجام آن هستند و این امر به اثرگذاری بیشتر شما حتما کمک خواهد کرد.

از یک طراحی زیبا و خاص استفاده کنید

این امر به شما کمک می‌کند تا از دیگر داوطلبان متمایز شوید. اما اطمینان حاصل کنید که طرحی که استفاده می‌کنید مناسب آن زمینه و موسسه باشد.

پیکربندی یک نامه ضمیمه مناسب:

1. نام شما

2. عنوان شخص مورد خطاب (نام مسئول بررسی پرونده)

3. پاراگراف مقدمه: با جمله آغازین ویژه ای توجه خواننده را جلب کنید. بطور خلاصه بیان کنید که بدنبال چه آینده‌ای هستید، چرا به آن موقعیت علاقمندید (و البته به آن موسسه) و نهایتا اینکه چه چیزی شما برای این موقعیت مناسب هستید.

4. پاراگراف اصلی: ویژگی تجربیات قبلی، پروژه ها، مهارت‌ها و مهم تر از همه تاثیری که با حضورتان داشته‌اید را لیست کنید. تمامی هنرها و توانمندی‌ها و حتی هدایایی را که دریافت کرده‌اید را ذکر کنید.

5. پاراگراف پایانی: مجددا تاکید کنید که چرا به این موقعیت علاقمندید و چرا این موسسه مورد توجه شماست و همچنین اینکه چرا مناسب این موقعیت هستید. بعلاوه، توضیح دهید که درصورت قبولی، چگونه مسیر را ادامه می‌دهید.

6. فراخوان عمل (CTA): با دعوت خواننده به دریافت اطلاعات بیشتر از شما، او را ترغیب کنید که به بررسی درخواست شما بپردازد و نهایتا از خواننده بابت مطالعه نامه‌تان تشکر کنید.

7. امضا (نام)

آنچه که نباید در کاور لتر بنویسید

مسئول بررسی پرونده هر روز هزاران کاور لتر مطالعه می‌کند، بنابراین دقت کنید این اشتباهات را انجام ندهید:

از جملات کلیشه‌ای استفاده نکنید

اکثر این نامه‌ها بسیار شبیه به هم هستند و در نگارش آنها از عبارات و جملات تکراری استفاده می‌شود مثل: "باتشکر از زمانی که برای رزومه من گذاشتید" یا "من معتقدم که مجموعه مهارت‌هایم، مناسب این موقعیت هستند". هیچ کدام ازین عبارات شانس شما را برای بدست آوردن موقعیت موردنظرتان خدشه دار نمی‌کند، اما هیچ کمکی هم نخواهد کرد.

آنجلا کوپلاند، مربی مشاغل، می گوید: "از عباراتی که مدیران استخدام را عصبانی می کند پرهیز کنید. عباراتی مانند، 'سخت کوش' یا 'تفکر آوانگارد' و یا 'تغییر دهنده بازی' ".

عبارات زیر مواردی هستند که مسئول بررسی را زده می‌کنند  

“To Whom It May Concern”
“I’m not sure if you know”
“Please feel free”
“Significant”
“Self-Starter,” “Detail-Oriented,” and “Forward-Thinker”
“Really, truly, deeply”

مسئول بررسی پرونده‌ها نامه‌های بسیاری را مطالعه می‌کنند و از این کلیشه‌ها خسته می‌شوند. آنها انتظار چیز جدید و تازه‌ای دارند و این بهترین فرصت برای شماست.

هرگز اطلاعات نامربوط در کاور لتر ننویسید

هرگز از اطلاعات نامرتبط در نامه ضمیمه رزومه استفاده نکنید. اطلاعات نامرتبط می‌تواند خواننده را گیج و خسته کند و باعث شود که موارد مهم موجود در نامه دیده نشوند.

چطور نامه ضمیمه رزومه را ثبت کنیم؟

هرچه بیشتر برای ویرایش نامه خود زمان صرف می‌کنید، به همان اندازه هم شانس فرد دیگری را برای جلب توجه مسئول بررسی زیاد می‌کنید.

به محض اینکه مطمئن شدید موارد زیر را رعایت کرده‌اید، نامه را ارسال کنید:

1. کاور لتر، رزومه و پورتفولیو شما عاری از هرگونه غلط است.

2.نگارش کاور لتر بنحوی است که تعادل میان موارد حرفه‌ای و موارد شخصی برقرار است.

3. نامه ضمیمه شما از همان جمله اول توجه خواننده را جلب می کند و تا پایان آن توجه را حفظ می‌کند.

4. برای تولید محتوای نامه از نیازمندی‌های موقعیت موردنظر و اطلاعات موسسه استفاده کرده است.

5. نامه شما داستان‌هایی در خود دارد که مربوط به نیازمندی‌های موقعیت موردنظر است و شما را از دیگران متمایز می‌کند.

ثبت کردن کاور لتر

از دستورالعملی که موسسه موردنظر درمورد فرآیند ارسال مدارک ارائه کرده است پیروی کنید. اگر نامه خود را در سایتی ثبت می‌کنید که بصورت فرمی باید تکمیل شود، مطمئن شوید که محتوا و فرمت هیچ ایرادی ندارد.

امیدواریم این پُست برای شما مفید بوده باشد. در صورت نیاز میتوانید از کارشناسان ما در Lets go uni مشاوره بگیرید.